Dalam proses editorial jurnal ilmiah, salah satu tugas utama editor adalah menugaskan reviewer untuk menilai naskah yang dikirimkan oleh penulis. OJS 3 menyediakan alur kerja (workflow) yang sangat terstruktur mulai dari menerima submission hingga proses review selesai.
Panduan ini memberikan langkah-langkah lengkap untuk membantu editor melakukan assign reviewers secara benar.

1. Masuk ke Dashboard Editor

  1. Login ke OJS 3 menggunakan akun editor.
  2. Masuk ke menu Submissions.
  3. Pilih artikel yang akan diproses → klik judulnya.
  4. Anda akan berada di tab Workflow.

2. Buka Tab “Review”

Pada halaman workflow:

  • Klik tab Review.
  • Anda akan melihat:
    • Info metadata
    • File submission
    • Review round (Round 1)
    • Status reviewer (jika ada)

Pastikan file sudah tersedia dan lengkap sebelum assign reviewer.

3. Klik Tombol “Add Reviewer”

Di bagian Participants atau Reviewers:

  1. Klik tombol Add Reviewer.
  2. Muncul jendela pop-up berisi daftar reviewer dalam database jurnal.

4. Pilih Reviewer yang Relevan

Anda dapat memilih reviewer berdasarkan:

  • Bidang keahlian
  • Institusi
  • Riwayat review sebelumnya
  • Workload (jumlah review yang sedang mereka kerjakan)

Gunakan fitur pencarian jika reviewer banyak.

Klik Select Reviewer pada reviewer yang dipilih.

5. Mengatur Detail Penugasan Reviewer

Setelah memilih reviewer, Anda akan diminta mengisi:

A. Due Date (Deadline Review)

Tanggal batas waktu reviewer harus menyelesaikan tugas.

B. Review Method

Biasanya menggunakan:

  • Anonymous (Double-blind review)

C. Review Files

Centang file artikel yang boleh diakses reviewer.

D. Review Request Message

Isi pesan undangan reviewer, biasanya berisi:

  • Judul artikel
  • Ruang lingkup
  • Deadline
  • Instruksi review

Anda bisa mengedit template email ini jika perlu.

6. Kirim Undangan Review

Setelah detail sudah benar:

  1. Klik Send Request.
  2. Reviewer akan menerima email otomatis dengan informasi tugas.

Status reviewer akan muncul:

  • Review Requested
  • Menunggu respon reviewer

7. Menunggu Respon Reviewer

Reviewer memiliki 2 pilihan:

  • Accept Review Request (menerima)
  • Decline Review Request (menolak)

Jika reviewer menerima, status berubah menjadi:

  • Accepted
  • Maka reviewer dapat mengunduh file dan memulai review.

Jika reviewer menolak, editor harus memilih reviewer lain.

8. Melihat Hasil Review

Setelah reviewer menyelesaikan tugasnya, editor akan melihat:

  • Komentar reviewer untuk author
  • Komentar reviewer untuk editor
  • File revisi (jika reviewer mengunggah)
  • Rekomendasi reviewer:
    • Accept Submission
    • Revisions Required
    • Resubmit for Review
    • Decline Submission

Editor kemudian memutuskan langkah selanjutnya:

  • Kirim ke author untuk revisi
  • Tambah reviewer lain
  • Tolak naskah
  • Terima naskah

Semua keputusan dapat dilakukan dari panel Review.

9. Mulai Review Round Baru (Jika Diperlukan)

Jika revisi besar diperlukan:

  1. Klik Create New Review Round
  2. Upload file revisi (jika ada)
  3. Lakukan proses assign reviewer seperti sebelumnya
  4. Pastikan reviewer mendapat informasi bahwa ini adalah ronde review berikutnya

Tips Assignment Reviewer yang Baik

  • Pilih reviewer sesuai bidang ilmu artikel
  • Hindari reviewer yang sering terlambat
  • Periksa apakah ada konflik kepentingan
  • Maksimal 2–3 reviewer per artikel untuk efisiensi
  • Pastikan komunikasi jelas dan sopan